Làm thế nào để viết email tiếng Anh chuyên nghiệp?

Chào các em học sinh, sinh viên thân mến!

Trong thời đại toàn cầu hóa như hiện nay, tiếng Anh đã trở thành ngôn ngữ giao tiếp quốc tế không thể thiếu. Đặc biệt, việc sử dụng email tiếng Anh một cách chuyên nghiệp là kỹ năng rất quan trọng, giúp các em tự tin hơn trong học tập cũng như trong công việc sau này.

Vậy làm thế nào để viết email tiếng Anh chuyên nghiệp? Hôm nay, thầy/cô sẽ chia sẻ với các em một số bí quyết “nhỏ mà có võ” để nâng tầm kỹ năng viết email của mình nhé!

Nắm vững cấu trúc email tiếng Anh cơ bản

Cũng giống như khi chúng ta viết một lá thư, email tiếng Anh cũng có những quy tắc về cấu trúc nhất định. Một email tiếng Anh chuyên nghiệp thường bao gồm các phần sau:

• Subject (Tiêu đề email): Ngắn gọn, súc tích, thể hiện rõ nội dung chính của email.
• Salutation (Lời chào): Chọn lời chào phù hợp với đối tượng nhận email. Ví dụ: “Dear Mr./Ms. [Tên]”, “Dear [Tên]”,…
• Body (Nội dung email): Trình bày rõ ràng, mạch lạc, sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng.
• Closing (Lời kết): Sử dụng lời kết lịch sự, thể hiện sự chuyên nghiệp. Ví dụ: “Sincerely”, “Best regards”,…
• Signature (Chữ ký): Bao gồm tên đầy đủ, chức danh, thông tin liên lạc.

Lựa chọn ngôn ngữ phù hợp trong email tiếng Anh

• Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự: Tránh sử dụng tiếng lóng, từ ngữ quá suồng sã.
• Sử dụng ngữ pháp và chính tả chính xác: Đảm bảo email không mắc lỗi ngữ pháp và chính tả cơ bản.
• Tránh viết tắt: Thay vì viết “FYI” (For your information), hãy viết đầy đủ là “For your information”.
• Sử dụng câu ngắn gọn, dễ hiểu: Tránh sử dụng câu quá dài dòng, phức tạp.
• Thể hiện sự tôn trọng người nhận: Luôn sử dụng đại từ xưng hô phù hợp. Ví dụ: “Would you mind…” thay vì “Can you…”

Một số lưu ý quan trọng khác khi viết email tiếng Anh chuyên nghiệp

• Kiểm tra kỹ email trước khi gửi: Đảm bảo email không còn lỗi ngữ pháp, chính tả và nội dung đã đầy đủ, chính xác.
• Trả lời email một cách kịp thời: Thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người gửi.
• Sử dụng tính năng “CC” và “BCC” một cách hợp lý: Chỉ gửi email cho những người liên quan.
• Đính kèm file (nếu có): Đảm bảo tên file ngắn gọn, dễ hiểu và định dạng file phù hợp.

Ví dụ về email tiếng Anh chuyên nghiệp

Subject: Application for Marketing Internship

Dear Ms. Smith,

I am writing to express my interest in the Marketing Internship position at [Tên công ty] as advertised on [Nơi đăng tuyển].

As a highly motivated and results-oriented marketing student at [Tên trường], I am confident that I possess the skills and experience necessary to excel in this role.

My resume, which is attached for your review, provides further details on my qualifications and background.

Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,

[Tên bạn]

Luyện tập thường xuyên để thành thạo kỹ năng viết email tiếng Anh chuyên nghiệp

Viết email tiếng Anh chuyên nghiệp không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là đối với những bạn mới bắt đầu. Tuy nhiên, “practice makes perfect” – Hãy chăm chỉ luyện tập, tham khảo các bài mẫu và đừng ngại nhờ giáo viên, bạn bè sửa lỗi. Thầy/cô tin rằng các em sẽ ngày càng tự tin hơn trong việc sử dụng email tiếng Anh để phục vụ cho học tập và công việc sau này.

Các em có câu hỏi hay thắc mắc gì về cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp, hãy để lại bình luận bên dưới để thầy/cô giải đáp nhé! Đừng quên chia sẻ bài viết này đến bạn bè và cùng nhau luyện tập mỗi ngày!